Het is bijna 2020. Veel bedrijven zijn bezig met het finaliseren van de business- en communicatieplannen voor komend jaar. Als het plan klaar is volgt daaruit vaak de jaarkalender. Deze heeft als doel een goed overzicht te hebben van wat er wanneer speelt, het team makkelijk daarin mee te kunnen nemen en eventuele knelpunten in de planning tijdig te kunnen signaleren. Wij krijgen vaak de vraag hoe je zo'n kalender nu goed opzet en of wij een handige template hebben. Hebben we en delen we graag, zie hieronder!
Tips voor het maken en bewaken van je kalender:
// Voor wie maak je de kalender?
Bedenk goed voor wie je de kalender maakt. Dit bepaalt sterk hoe je de kalender opzet, hoe gedetailleerd je bent en ook wat je er in zet. Soms is het bijvoorbeeld niet handig het budget erin te zetten als de kalender breed gedeeld wordt.
// Hoe deel je de kalender in?
Je kunt je kalender op verschillende manieren indelen bijv. op projectniveau, per doelgroep of per communicatiekanaal. Bespreek in je team wat voor jullie het beste werkt. Bij twijfel kun je de kalender voor een kwartaal op verschillende manieren vullen. Door te gaan doen merk je vaak al snel wat wel of niet een goed overzicht biedt/ voor jou handig werkt.
// Houd het op hoofdlijnen
In de praktijk zie je dat mensen vaak geneigd zijn om alles tot in detail in de kalender te zetten. Dit is vaak niet handig omdat er voor de separate projecten vaak ook separate detailplanningen zijn, je dubbel werk zit te doen en de kans dat de kalender niet kloppend is daarmee groot is. Beperk je dus tot de belangrijkste activiteiten (qua verwachte impact/ bereik of vereiste teamcapaciteit).
// Bijzondere dagen en vakanties
Handig om in je kalender ook de bijzondere dagen/ issues die voor jou relevant zijn op te nemen. Wij gebruiken hier vaak de issuekalender voor. Ook goed om feestdagen/ schoolvakanties mee te nemen. Vaak zorgen deze voor vertraging in je projecten (het werk ligt deels stil) en qua communicatie zijn dit vaak niet de beste periodes bijv. om een campagne te lanceren (of juist wel als je gebruik wilt maken van 'komkommertijd'). En als je team niet al te groot is kun je ook de (langere) vakanties van de teamleden opnemen dan heb je een heel fijn totaaloverzicht.
// Houd de kalender up-to-date
Heerlijke open deur, maar hier gaat het zo vaak mis. Als de kalender eenmaal gereed is, is het belangrijk om de kalender continu up-to-date te houden. Hervoor is het essentieel dat een iemand de 'bewaker' is van de kalender (en dat ook echt leuk vindt!). Deze persoon kan ervoor zorgen dat de kalender vast op de agenda van overleggen komt en hem intern delen. Dit kan digitaal of hang 'm loeigroot uitgeprint op de afdeling zodat ook de papier liefhebbers aan hun trekken komen (#opgerecycledpapieruiteraard). Dat een iemand verantwoordelijk is betekent uiteraard niet dat deze persoon ook de kalender helemaal moet vullen. Beleg dit vooral bij verschillende mensen en maak dit het liefst ook onderdeel van functieprofielen, bila's etc.
En hoe ziet zo'n kalender er dan uit? Hier een snippet van de versie die wij vaak als basis gebruiken.
Wil je template ontvangen? Stuur dan een email naar bambambam@firmatwist.nl dan ontvang je'm in je mail.
Enjoy! En voor vragen kun je ons uiteraard contacten.