top of page

Vacature: Management assistent / Officemanager

Firma Twist wil nog veel meer idealen realiseren

En zoekt daarom een Management Assistent / Office Manager (32 u p/w)


Bij Firma Twist, hét bureau voor maatschappelijke verandering, barsten we van de plannen en ambities, net als onze opdrachtgevers. Wij adviseren allerlei bedrijven over het realiseren van hun maatschappelijke idealen. Dat doen we door het ontwikkelen en het inzetten van (verander)strategieën, communicatie en stakeholdermanagement. We zijn op zoek naar een Management assistent / Officemanager om ons team te versterken.


Een gevuld kaartenrek met kaarten waar tekst op staat. Over de afbeelding staat een blauwe balk met witte letters: vacature management assistent / officemanager.

Waarom wil jij deze baan?

Je vindt het leuk om mee te bouwen aan een groeiend bedrijf. Je bent een echte regelaar en houdt ervan om snel te schakelen tussen diverse projecten en taken. In samenwerking met je gedreven collega’s breng je Firma Twist en onze opdrachtgevers een stap dichter bij hun idealen. Van een meer inclusieve arbeidsmarkt tot de circulaire economie, van onderwijs tot gezondheidszorg en van ‘humanizing business’ tot onze eigen Ideale(n) Diners (en nog vééél meer).


Wie zoeken we?

Toen we in 2019 begonnen met Firma Twist hebben we één belangrijke voorwaarde gesteld: we werken alleen met leuke mensen. Dat doen we nu nog steeds. Dus het belangrijkste is dat we een leuke klik hebben. Daarnaast vinden we het fijn dat je positief, energiek, georganiseerd, accuraat en oplossingsgericht bent. Type ‘niet lullen, maar poetsen’. Of zoals wij dat zeggen: Bam Bam Bam.


Je bent natuurlijk een echte regelaar, vindt het leuk ons kantoor op orde te houden, te ondersteunen bij allerlei kantoor- en teamactiviteiten, dingen uit te zoeken, de financiële administratie bij te werken, gasten te ontvangen en je collega’s te ondersteunen bij diverse voorkomende administratieve en/of regelzaken. Je bent een echte aanpakker en een fijne interne gesprekspartner. Je hebt plezier in wat je doet en ziet niet alleen kansen en mogelijkheden, je grijpt ze ook.


We geloven in de kracht van een divers team en zoeken naar iemand die net weer een andere (culturele) achtergrond en ervaring heeft dan wij, zodat we elkaar goed kunnen aanvullen. Daarom kijken we verder dan een cv en juist naar (levens)ervaring. We vinden het belangrijk om diversiteit ook daarin te vertegenwoordigd te zien.


Wat ga je doen?

Jij ondersteunt en ontzorgt het management team (oprichters Christine Swart en Madelon Engelen) en de manager programma’s en partners (Nienke Hagenbeek) bij allerlei werkzaamheden, met de focus op ons kantoor, ons team, onze relaties en onze projecten. Het is een nieuwe functie met een heel divers takenpakket. We gaan graag samen met jou dit avontuur aan. En zijn benieuwd welke talenten jij in huis hebt die Firma Twist goed kan gebruiken en ook verder kan brengen in onze groei en professionalisering.


Een van de vaste onderdelen van je werk is het officemanagement en agendabeheer. Daarbij zien we graag een vooruitziende blik en pro-actieve houding. Je houdt iedereen scherp op wat eraan komt en bedenkt wat er nodig is qua voorbereiding, locatie, catering etc. Jij zorgt ervoor dat je collega’s en onze gasten in een fijne, georganiseerde en inspirerende werkomgeving terecht komen. Je zorgt voor een ‘opgeruimde’ werkomgeving, beheert o.a. de voorraad van kantoormaterialen en coördineert zo nodig de inkoop van nieuwe materialen, regelt de zakelijke lunches en bent contactpersoon voor de leveranciers die het onderhoud van kantoor verzorgen.


Daarnaast voer je ook administratieve taken uit en zorg je ervoor dat onze financiële administratie op orde is. Je beheert de mailbox voor alle financiële zaken en biedt ondersteuning bij het opstellen van contracten, de facturatie, de inkoop- en verkoopadministratie en de urenregistratie. Ook ondersteun je bij het relatiebeheer en hou je belangrijke documenten up-to-date. Je werkt daarbij nauw samen met manager programma’s & partners.


Op het gebied van het team bied je ondersteuning bij de organisatie van diverse teamactiviteiten (kwartaalmeetings, idealenwandelingen, leuke mensen borrels, teamuitje etc). Tevens bied je - daar waar nodig - ondersteuning bij de productie en organisatie van events voor onze projecten.


Je kan je goed inleven in het team en houdt ervan om snel te schakelen tussen verschillende taken of projecten. Je past je werkzaamheden daar met gemak op aan. Je bent een echte allround regelaar, een gastvrije / open houding en sterke administratieve kracht, vindt het leuk om dingen gedaan te krijgen en op orde te hebben. Je denkt mee over kansen en mogelijkheden.


Je werkt zelfstandig, maar nooit alleen. Je bent onderdeel van Team Twist met vaste medewerkers en een poule van freelancers voor extra ondersteuning op bepaalde momenten.


Dat ziet er ongeveer zo uit:

  • Je ondersteunt het management team (Christine Swart en Madelon Engelen) en manager Programma’s & Partners (Nienke Hagenbeek) bij diverse werkzaamheden, waaronder het agendabeheer en bijbehorende acties.

  • Je houdt ons fijne kantoor op orde, beheert de nodige voorraden en regelt de lunch.

  • Je bent contactpersoon voor leveranciers met betrekking tot onderhoud van het kantoor (zoals verhuurder, energie, internet, verzekeringen etc).

  • Je beheert de kantooradministratie en coördineert de noodzakelijke inkopen (o.a. voor IT middelen, kantoormaterialen, sleutels en andere benodigdheden).

  • Je voert ondersteunende, administratieve taken uit voor de financiële administratie zoals bij facturatie, inkoop - en verkoopadministratie en urenregistratie.

  • Je beheert de mailbox voor alle financiële zaken en de algemene Firma Twist mail.

  • Je verzorgt waar nodig, lunches of borrels voor bijeenkomsten bij Firma Twist en ondersteunt bij de organisatie van teamactiviteiten.

  • Je biedt de nodige ondersteuning van het team voor projecten, zoals bij het plannen van afspraken en reserveren van externe locaties.


Wat bieden we?

Jij komt werken bij Firma Twist waar we elke dag bezig zijn met het realiseren van idealen. We zijn een gedreven organisatie die constant in beweging is. Dat betekent veel dynamiek en veel afwisseling! We werken voor toonaangevende organisaties, van vermogensfondsen tot commerciële partijen. We hebben een heerlijk kantoor in Amsterdam waar je kunt werken. Je krijgt veel vrijheid en de ruimte om jezelf te ontwikkelen én te werken aan jouw eigen idealen.


Nog even de kleine lettertjes:

  • Je krijgt een contract voor (in eerste instantie) 7 maanden voor 32 uur per week, met de mogelijkheid om een deel (max 50%) vanuit huis te werken;

  • Startdatum in overleg, maar liefst zo snel mogelijk;

  • Je krijgt een salaris op basis van aantoonbare kennis en ervaring tussen € 3.000 en € 3.750,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (40 uur);

  • We vergoeden je telefoonkosten en je ontvangt een top-laptop (in bruikleen);

  • Tijdens de halfjaarlijkse ontwikkelingswandeling bespreken we met elkaar wat jij nodig hebt voor je professionele groei en hoe Firma Twist jou hierbij kan helpen (in netwerk, tijd of geld)

  • Je krijgt 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Tevens is het mogelijk om 2 officiële nationale feestdagen per jaar in te ruilen voor dagen die jij belangrijk vindt, zoals Eid al-Fitr, Chanoeka, Diwali etc.


Solliciteren, bam bam bam!

Bovenstaande wensen geven een idee van het profiel dat we zoeken voor deze functie. Voldoe je niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de baan voor jou is? Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren.

Ben je enthousiast? Dan ontvangen we graag voor 17 juni 2024 je cv en (beknopte) motivatie (in het Nederlands). Vertel ons in je brief graag waarom jij denkt dat je dé persoon bent die we zoeken, per wanneer je beschikbaar bent en welk ideaal jij werkelijkheid wilt maken. Stuur jouw sollicitatie naar cynthia@firmatwist.nl.

コメント


bottom of page